Como ya explicamos en el artículo;”SAP HCM: Movimientos de tarjetas de crédito“, podemos cargar en nuestro sistema SAP movimientos de tarjeta de crédito de los empleados para después justificarlos mediante el módulo de Gastos de Viaje.
En el artículo de hoy, vamos más allá, detallando los formatos de los ficheros de tarjetas de crédito que se generan en SAP HCM.
Normalmente, cuando una empresa tiene un acuerdo con un banco para la gestión de las tarjetas de crédito corporativas, la entidad bancaria envía periódicamente un fichero con el listado de los últimos movimientos de los empleados.
A continuación, se detallan los formatos de ficheros de tarjetas de crétido más frecuentes y los programas estándar utilizados para su carga en SAP HCM.
Formato estándar CCD
El formato estándar CCD fue acordado entre SAP y diversas compañías de tarjetas de crédito de manera que contuviera todos los datos relevantes de las transacciones de tarjetas de crédito. Es el formato a utilizar por defecto, si no se dispone de ninguno de los que comentaremos después.
El fichero se divide en tres partes importantes:
- Datos de Cabecera: Se detallan en una única línea los datos generales del fichero como el número de versión, la fecha de liquidación de los movimientos, la compañía de las tarjetas de crédito (VISA, MasterCard, …), la moneda a utilizar, etc.
- Listado de movimientos: Éste es el contenido principal del fichero, y contiene una línea por cada movimiento de tarjeta. Aquí se especifican, entre otros, el empleado, el importe del movimiento, la fecha, el establecimiento de compra, etc.
- Línea de resumen: Se detalla, en una única línea también, el resumen del fichero. Aparecerán datos como el importe y el número total de movimientos.
Para cargar ficheros con este formato se utiliza el programa estándar RPRCCC00, transacción PRCC (explicado en el artículo anteriormente mencionado).
Formatos propietarios
En una de sus últimas versiones, SAP añadió compatibilidad con algunos de los formatos más extendidos entre las compañías de tarjetas de crédito. Así, además de los ficheros CCD, también se podrán cargar los siguientes:
MasterCard CDF 3 (de MasterCard)
Para los ficheros con el formato CDF 3 de MasterCard se puede utilizar el report RPRCCC_MC_CDF3.
VISA VCF 4 (de Visa)
Este formato está basado en la versión 3 del VCF 4.0 de Visa, y se puede cargar mediante el programa RPRCCC_VISA_VCF4.
Los ficheros en formato VCF 4 pueden contener información adicional sobre los servicios de transporte, como coches de alquiler o vuelos. Para poder evaluar estos datos durante la carga hay que habilitar las Claves y Categorías de transacción en la parametrización del sistema.
Además, se podrá utilizar la BAdI, Adjust Visa VCF4 Credit Card Transactions, para controlar cómo se importan los ficheros con este formato.
AMEX GL1025 (de American Express)
Los ficheros con formato AMEX GL1025 se podrán cargar mediante el programa RPRCCC_AMEX_GL1025.
Para poder cargar ficheros con este formato será necesario definir en la parametrización los diferentes tipos de cuenta para American Express e indicar para cada uno de ellos si los gastos de la tarjeta han de ser pagados por la empresa o el empleado.
Además, se podrá utilizar la BAdI ‘Adjust AMEX GL1025 Credit Card Transactions’ para controlar cómo se importan los ficheros con este formato.
Los datos procedentes de todos estos ficheros, una vez cargados, funcionan de la misma manera. Eso sí, la gestión de errores será diferente para cada uno de ellos, y solo se podrán corregir los registros erróneos de la tabla PTRV_CCC mediante la transacción PRCCE para los datos cargados desde formato CCD.
Resto de formatos (o versiones antiguas de SAP)
Hay ocasiones en las que no disponemos de un programa estándar para cargar el fichero que se nos envía desde la compañía de tarjetas de crédito, bien porque el formato no está soportado directamente por SAP o bien porque la versión de nuestro sistema es antigua y no tiene aún los programas señalados en el punto anterior.
En estos casos, la única solución es añadir un paso intermedio, y convertir primero los datos recibidos al formato CCD, para posteriormente cargarlos de forma estándar. Como este “paso intermedio” será, muy probablemente, un report Z, aquí va una lista de consejos para facilitar su desarrollo:
- Aunque llamemos al programa RPRCCC00, la lectura de los datos se hace en el módulo de funciones HR_TRV_CREDIT_CARD_CLEARING, por lo que es mejor comprobar ahí los formatos concretos de todos los campos. Como el fichero CCD es un texto plano sin formato, los datos se leen por posiciones, y esto puede acarrear algún problema.
- Habrá que generar un “Número de liquidación” único para cada fichero, ya que éste ha de ser el identificador unívoco de cada uno de ellos.
- El “Identificador de empresa” se utiliza únicamente como dato informativo, por lo que podrá tener cualquier valor. Eso sí, puede resultar útil si se trabaja con diversas compañías de tarjetas de crédito.
- Muchas compañías envían los datos de los establecimientos siguiendo un “estándar” conocido como MCC – Merchant Category Codes. Parametrizando los distintos valores que se pueden recibir, es posible asignar automáticamente las clases de gastos a los movimientos de tarjeta.
- Dado que la carga en SAP HCM se realizará mediante el programa estándar, la gestión de errores también será la estándar, por lo que es mejor añadir un movimiento erróneo al fichero CCD de salida y que se quede en la PTRV_CCC al procesarlo, que perderlo durante la conversión.
Ahora, además de cargar movimientos de tarjeta de crédito, conocemos también los formatos de los ficheros de tarjetas de crédito en SAP HCM.