Diversos organismos permiten hoy en día la transmisión de documentos y de información vía Internet. Ya no es necesario desplazarse personalmente ante el SEPE (INEM) para comunicar un nuevo contrato, ni tener que acercarse todos los meses a la TGSS para entregar los documentos de cotización, afiliación o partes médicos.
Además, aquellas empresas que gestionen los recursos humanos mediante un ERP compatible con los programas que los organismos ofrecen, se verán doblemente beneficiadas: se evitarán el desplazamiento y se ahorrarán una cantidad significativa de tiempo al no tener que volver a teclear toda la información que ya se dispone en el ERP. SAP HCM nos permite generar los ficheros XML con los estándares definidos por las organizaciones. Veamos las principales características de los programas que nos harán la vida más fácil.
Contrat@: Comunicación de Contratos al INEM (RPCINEE0) y evaluación de las respuestas (RPUINEE0)
Contrat@ es un servicio ofrecido por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) que permite comunicar el contenido de las contratación laborales.
SAP genera los ficheros XML necesarios para intercambiar con el SEPE bien sean contratos de trabajo, copias básicas, prorrogas o transformaciones. El sistema consultará los infotipos 0016 – Elementos Contrato y 0061 – Seguridad Social e incluirá en el fichero aquellos empleados que tengan el estado de la comunicación elegida con el valor “No enviado”.
Por otra parte, el sistema también permite evaluar las respuestas proporcionadas por el SEPE y actualiza el infotipo 0016 – Elementos Contrato indicando que la comunicación ha sido “Enviada”.
Sistema RED: Mensaje de afiliación (RPCAFIE0), Mensajes de cotización para la SS (RPCTC0E0) y evaluación de las respuestas (RPUFRAE0)
El sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) es ofrecido por la Seguridad Social como el único medio para el intercambio electrónico de datos con las empresas. Permite intercambiar tanto los mensajes de afiliación (altas, bajas y modificaciones) como los mensajes de cotización de los empleados de una empresa.
SAP nos permite generar ambos tipos de mensajes. Los mensajes de afiliación contemplan altas, bajas y cambios que se deben de parametrizar en la tabla T5E30. Sin necesidad de parametrizar, se reportan automáticamente cambios en el epígrafe, cambios de tipo de contrato y cambios en el grupo de cotización. Por otro lado, los mensajes de cotización que se pueden generar corresponden con los modelos de cotización TC-1, TC-2, TC-1/16 y TC-2/5. De la misma forma que con las respuestas del SEPE, también se evalúan las respuestas de la T.G.S.S (RPUFRAE0).
Sistema RED: Mensajes FDI (RPCFDIE0) y su evaluación (RPUFRIE0)
El sistema RED también nos permite reportar a la Seguridad Social los datos referentes a las situaciones de incapacidad temporal de los empleados. Para ello, el programa “Mensajes FDI (RPCFDIE0)” procesa todos los registros del infotipo 0768 – Datos de mensaje FDI que se encuentren dentro del periodo indicado en la pantalla de selección y que estén en estado de reportar algún parte de baja, alta o modificación. Todos los empleados seleccionados se incluirán en el fichero XML que deberá ser enviado a la Seguridad Social mediante el Sistema RED.
Además, las respuestas de la Seguridad Social son evaluadas mediante el programa (RPUFRIE0) que actualiza el infotipo 0768 completando el histórico del empleado y actualizando el estado de las IT.